ELEZIONI ON LINE DEGLI ORGANI COLLEGIALI, L’ESEMPIO VIRTUOSO DEL LICEO ISCHIA

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TRATTO DA “ORIZZONTE SCUOLA”

In seguito alla sospensione delle attività scolastiche secondarie di secondo grado e il ricorso alla DaD, tenuto presente che il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 18 ottobre 2020 introduce la possibilità di svolgere, a distanza, le operazioni di voto per il rinnovo degli Organi Collegiali e considerata l’incertezza determinata dalla particolare situazione emersa in relazione all’emergenza Covid19 molti istituti scolastici stanno procedendo in modalità online con le operazioni di voto per le elezioni dei rappresentanti nei Consigli di Istituto.

Il regolamento d’Istituto sul rinnovo con modalità on-line degli organi di istituto

In ottemperanza alla Legge n.6 del 23/02/2020, dei successivi DPCM in tema di emergenza sanitaria (con attenzione a quello del 18 ottobre 2020), del D.L. n.18 del 17/03/2020, del D.L. n.19 del 25/03/2020 e nella considerazione che c’è necessità di ricorrere alle modalità telematiche per il rinnovo degli Organi Collegiali dell’Istituto, molti istituti scolastici hanno predisposto un apposito regolamento d’Istituto. Nello specifico l’art. 1 comma 6) lettera r) del DPCM del 18 ottobre 2010 prevede che: “r) Le riunioni degli organi collegiali delle istituzioni scolastiche ed educative di ogni ordine e grado possono essere svolte in presenza o a distanza sulla base della possibilità di garantire il distanziamento fisico e, di conseguenza, la sicurezza del personale convocato. Il rinnovo degli organi collegiali delle istituzioni scolastiche può avvenire secondo modalità a distanza nel rispetto dei principi di segretezza e libertà nella partecipazione alle elezioni.” Anche la nota M.I. n. 17681 del 2 ottobre 2020 ha confermato le istruzioni dettate dall’OM n. 215/1991.

Definizione di elezioni degli organi collegiali in modalità telematica

Per “elezioni degli organi collegiali in modalità telematica”, si intendono le elezioni degli Organi Collegiali per le quali è prevista la possibilità che uno o più dei componenti l’organo partecipi anche a distanza, da luoghi diversi dalla sede dell’incontro fissato nella convocazione, oppure che la sede di incontro sia virtuale, cioè che tutti i partecipanti partecipino da luoghi diversi esprimendo la propria opinione e il proprio voto mediante l’uso di tool o piattaforme presenti nel Web, con motivata giustificazione.

Requisiti tecnici minimi

La partecipazione a distanza alle elezioni di un organo collegiale presuppone la disponibilità di strumenti telematici idonei a consentire la comunicazione in tempo reale a due vie e, quindi, il collegamento simultaneo fra tutti i partecipanti. Le strumentazioni e gli accorgimenti adottati devono comunque assicurare la massima riservatezza possibile delle comunicazioni e consentire a tutti i partecipanti la possibilità di votare.

Tecnologie e strumentazioni

Sono considerate tecnologie/strumentazioni idonee: teleconferenza, videoconferenza, posta elettronica, chat, moduli per raccogliere risposte da utenti, file condivisi. In caso di disponibilità di ulteriori strumenti non contemplati fra quelli menzionati, ma utili allo scopo, gli stessi potranno essere ritenuti idonei previa approvazione del presidente dell’organo stesso.

Elenco elettori

Nel registro elettronico dei propri figli, nell’area Comunicazioni del DS, sarà possibile visualizzare l’elenco completo dei genitori della classe. Stessa cosa per il rinnovo dei Consigli di Istituti. Il verbale elettorale da compilare, a cura di ogni coordinatore, sarà restituito al suddetto account. Per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per l’adunanza ordinaria.

Modalità di svolgimento delle sedute

Le assemblee che precedono le votazioni si svolgono sulla piattaforma MEET e gli interessati partecipano alla riunione programmata dal Coordinatore di classe con le credenziali del/la proprio/a figlio/a alla data ed ora e per la durata prevista. Ogni Coordinatore entra nei meet fissi di classe i cui link sono presenti sulla home page del liceo Statale Ischia al seguente indirizzo www.liceoischia.edu.it. Prima dell’assemblea il coordinatore riceve via mail dalla commissione elettorale (al fine di dotarne ciascun seggio virtuale) il modulo Google per votare e il verbale elettorale da compilare e restituire all’indirizzo commissione.elettorale@__________________
Per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per l’adunanza ordinaria:

  • Regolare convocazione di tutti i componenti comprensiva dell’elenco degli argomenti all’o.d.g.;
  • Preliminarmente alla trattazione dei punti all’ordine del giorno, compete al Segretario verbalizzante verificare la partecipazione degli interessati;
  • In caso di problemi di connessione durante una votazione, in mancanza di possibilità di ripristino del collegamento in tempi brevi il Presidente può stabilire l’organizzazione delle operazioni di voto tramite posta elettronica, sulla base di un format preimpostato, purché le stesse si svolgano al massimo entro 2 ore dal termine previsto nella convocazione della seduta;
    Nell’ipotesi in cui, all’inizio o durante lo svolgimento della riunione, il collegamento di uno o più componenti risulti impossibile o venga interrotto, per problemi tecnici, la riunione può svolgersi, dando atto dell’assenza giustificata del/i componente/i impossibilitato/i a mantenere attivo il collegamento;
  • Durante la seduta, tutti i componenti, tranne il Presidente, mantengono i microfoni spenti.

La richiesta di intervento al Presidente verrà formulata attraverso la chat e, quindi, concessa tramite attivazione del microfono da parte del Presidente.

Modalità di svolgimento delle votazioni

L’assemblea organizzata è gestita dal coordinatore di classe o dal presidente del seggio elettorale (in caso di rinnovo del Consiglio di Istituto) che:

  • Apre la riunione relativa all’assemblea della propria classe sulla piattaforma Meet di Gsuite alle ore previste per ciascuna classe;
  • I genitori hanno accesso ad essa con l’account istituzionale del proprio figlio (nome.cognome.s__@_______________). Si ricorda che per poter ritenere valida la votazione, è necessario avere la videocamera accesa per poter consentire il riconoscimento al Presidente della riunione;
  • Il coordinatore compila il verbale con il registro delle presenze;
  • Al genitore identificato verrà inviato il link del modulo di voto attraverso la condivisione in chat del link;
  • Dopo aver espresso il proprio voto i componenti dell’assemblea lasciano la riunione;
  • Sono candidati tutti gli aventi diritto al voto, presenti nelle liste di Istituto;
  • I genitori che hanno più figli iscritti in classi diverse hanno diritto al voto in tutte le classi frequentate dai propri figli;
  • Al termine delle votazioni, il coordinatore compila ed invia il verbale della seduta della specifica classe all’indirizzo mail commissione.elettorale@______________ e chiude la seduta.

Verbale di seduta

Della riunione dell’organo viene redatto apposito verbale nel quale devono essere riportati:

  1. indicazione del giorno e dell’ora di apertura e chiusura della seduta;
  2. la griglia con i nominativi dei componenti ricavata dal modulo di presenza appositamente predisposto;
  3. l’esplicita dichiarazione di chi presiede la seduta sulla valida costituzione della stessa;
  4. la chiara indicazione degli argomenti posti all’ordine del giorno;
  5. il contenuto letterale della deliberazione formatasi su ciascun argomento all’ordine del giorno;
  6. le modalità di votazione e la volontà collegiale emersa dagli esiti della votazione stessa.

Il verbale della riunione telematica, reda o dal verbalizzante, trasmesso, tramite posta elettronica e in formato pdf, all’indirizzo commissione.elettorale@_________________
Nel verbale si deve dare conto degli eventuali problemi tecnici che si manifestino nel corso della seduta o della votazione.

Commissione elettorale: composizione e funzionamento

La Commissione elettorale, in modalità di voto telematico, è composta dalla componente docenti, ATA e genitori.
Si riunisce in presenza presso la sede centrale dell’Istituto per procedere alle operazioni di gestione e rendicontazione delle elezioni. Al termine delle operazioni di voto vengono chiuse le votazioni dei moduli di Google deselezionando nella sezione Risposte la funzione Accetta Risposte.
Concluse le operazioni descritte al punto precedente, l’applicazione Google Moduli automaticamente genera un file contenente le votazioni espresse che saranno registrate dalla Commissione Elettorale ed incrociate con le presenze rilevate dal foglio firme di ciascuna classe.
Gli esiti delle votazioni sono comunicati dalla commissione ai coordinatori di classe che provvedono tempestivamente a pubblicizzarli attraverso la bacheca del registro elettronico della classe da loro coordinata.
I file estratti saranno conservati dalla Segreteria su appositi supporti ed eliminati dal Drive/CLOUD entro 5 gg dal completamento delle operazioni elettorali.
Successivamente il Dirigente formalizza con decreto le nomine dei Rappresentanti di classe.

Istruzioni voto on-line

Il Liceo Scientifico “Leonardo da Vinci” di Reggio Calabria (diretto con competenza dal Dirigente scolastico prof.ssa Giuseppina Princi), ha predisposto le “Istruzioni di voto on line”  che, in qualche modo, palesano modalità organizzative, processi di voto e scrutinio.  Un’ottima modalità per rendere semplice ciò che appare, o è apparso, inizialmente, irrealizzabile. Anche il 1° Circolo Didattico di Ischia, diretto egregiamente dal Dirigente Scolastico dott.ssa Giuseppina Blenx, come molti altri Istituti, per la verità, hanno approvato un apposito regolamento di istituto per garantire le elezioni in modalità online. La scuola di Ischia ha inoltro predisposto una serie di documentazione, come il modulo di informativa sulla privacy, che rappresentano documentazione indispensabile per garantire questo nuovo approccio alle elezioni con tranquillità.